Szybki kontakt




  • Prestiżowe adresy
  • Skanowanie bez limitów
  • Sale w 5 miastach w cenie
  • Nowoczesny panel klienta
  • Bezpłatny faks

1. Czym jest wirtualne biuro

Wirtualne biuro, to miejsce, w którym mogą Państwo zarejestrować swoją firmę. Oprócz optymalizacji kosztów, jest to spora wygoda. Nasze biuro wirtualne oferuje: - adres do rejestracji firmy, - adres korespondencyjny, - adres reprezentacyjny, w centrum miasta, -szereg dodatkowych usług jak skanowanie korespondencji, przypisanie numeru stacjonarnego, możliwość korzystania z salki konferencyjnej i.in.

2. Jak można skorzystać z usług BIURO29

Wystarczy podpisać jedną umowę - umowę najmu. Można to zrobić osobiście w naszym biurze, zajmuje to ok 15-20 min lub korespondencyjnie (prosimy o przesłanie danych do podpisania umowy, oryginały umów przesyłane są pocztą).

3. Czy mogę podpisać umowę w biurze stacjonarnym w jednym mieście na inne miasto?

Oczywiście, wszystkie informacje przekazujemy wewnątrz firmy, jeśli jest to dla Państwa wygodne, to zapraszamy do skorzystania z takiego rozwiązania. Jesteśmy w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Wrocławiu i Krakowie.

4. Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia umowy?

Do zawarcia umowy potrzebne są dane firmy oraz dane osoby, która będzie podpisywała umowę (dowód osobisty/ paszport). Dla spółek w organizacji będziemy prosili o przedłożenie umowy spółki (z systemu S24 lub w formie aktu notarialnego). Dodatkowo zawsze pytamy o dodatkowe parametry umowy: o to czy życzą sobie Państwo wyrobić za naszym pośrednictwem pieczątkę, czy listy mają być otwierane i skanowane oraz jaki okres rozliczeniowy Państwo wybierają (miesiąc, pół roku, rok).

5. Na jakim etapie organizacji firmy należy podpisać umowę?

Umowę należy podpisać najpóźniej w dniu rejestracji firmy pod naszym adresem, natomiast mając na uwadze fakt, że podczas organizowania własnej pracy w związku z tak dużymi zmianami w firmie dajemy możliwość dopełnienia formalności w ciągu 14 dni od rejestracji. Warunkiem jest wcześniejsze zgłoszenie chęci użycia naszego adresu na adres zgłoszenie@biuro29.pl lub bezpośrednio do dowolnego naszego pracownika.

6. Czy mogę najpierw podać adres w s24 na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości?

Oczywiście, mamy świadomość, że jednocześnie podczas zawierania umowy spółki należy podać pełen adres, aby wysłać wniosek, w związku z tym mają Państwo możliwość zgłoszenia do nas swojej firmy odpowiednio wcześniej i skorzystania z 14-dniowego terminu na załatwienie z nami formalności.

7. Na jakiej podstawie odbieramy listy zwykle i polecone.

Listy odbieramy od listonoszy i kurierów jako osoby zastane w siedzibie firmy. Listy polecone odbieramy na podstawie pieczątki firmowej. Jeśli chcą mieć Państwo wszystkie listy w jednym miejscu polecam zostawić u nas pieczątkę lub zamówić za naszym pośrednictwem. Jeśli jednak z jakiegoś powodu chcą Państwo odbierać listy polecone samodzielnie, pieczątka nie będzie potrzebna, będziemy przekazywać awizo od listonosza do samodzielnego zrealizowania na poczcie

8. Czy możemy skanować listy?

Jeżeli życzą sobie Państwo, abyśmy skanowali całą korespondencję, jak najbardziej będziemy to robić, skanujemy bez limitu i dodatkowych opłat. Zdarza się jednak że nie jesteśmy w stanie zeskanować dokumentów zszytych bądź sklejonych tj. akty notarialne, tłumaczenia, , czasopism, formatów większych niż A4, folderów reklamowych. Również zwykliśmy nie skanować kart, w tym płatniczych, paczek oraz zwrotów (listów, które Państwo wysłali i wróciły do nadawcy). Ale w każdej z tych sytuacji służymy informacją i pomocą jeśli będą Państwo chcieli zasięgnąć dodatkowych informacji o swojej przesyłce.

9. Kiedy otrzymuję informacje o odebranej korespondencji?

Informujemy o odebranej korespondencji w ciągu 24 godzin od odbioru, natomiast w praktyce 99,9% informacji o listach przekazujemy jeszcze w dniu odbioru.

10. W jaki sposób mogę zmienić adres email lub telefon?

Adres i telefon można zmienić poprzez wysłanie do nas wiadomości e-mail z autoryzowanego e-maila, w panelu BOK lub osobiście w biurze po wylegitymowaniu się osoby uprawnionej.

11. Czy przechowywana korespondencja jest bezpieczna?

Informacje o odebranej korespondencji lub jej skan jest przesyłany wyłącznie na autoryzowane adresy email, podany podczas podpisywania umowy. Całą korespondencję obsługują wyszkoleni pracownicy. Wydawanie korespondencji w oryginale jest możliwe jedynie członkom zarządu, właścicielom firmy lub wskazanym przez nich osobom (każda osoba jest legitymowana).

12. Jak mogę odebrać oryginały listów?

Nagromadzone listy można odbierać od poniedziałku do piątku w godzinach 9-17. Możliwe jest również odsyłanie listów na życzenie na wskazany adres lub cyklicznie wg Państwa dyspozycji, np. raz w tygodniu, raz w miesiącu (Państwo pokrywają jedynie koszt przesyłki).

13. Czy mogę upoważnić kogoś innego do odbioru moich listów?

Oczywiście, można taką osobę wskazać podczas zawierania umowy lub później, wystarczy dyspozycja z autoryzowanego adresu email, który był podany w umowie. Można także upoważnić osobę przez panel klienta - dodana osoba będzie automatycznie widoczna w naszym systemie.

14. Co mogę sprawdzić na Biuro Obsługi Klienta?

Na stronie https://bok29.pl/login mają Państwo bieżący podgląd swojej korespondencji (skany przechowywane są bez limitu czasowego na naszym serwerze) oraz do swoich płatności. Mają Państwo również możliwość zamawiania przesyłki z nagromadzoną korespondencją, zmiany lub dodania adresu email na który są wysyłane powiadomienia o nowej korespondencji, zmiany adresu do wysyłek pocztą, zmiany osób upoważnionych do odbioru korespondencji w imieniu firmy, a sam panel jest ciągle rozbudowywany.

15. Jak zalogować się do BOK?

Do logowania posłużą adres email podany w umowie oraz numer telefonu (polski numer), na który zostanie przysłane jednorazowe hasło. Przy pierwszym logowaniu pojawi się żądanie zmiany hasła. Jeśli jeszcze nie mają Państwo dostępu do BOK, prosimy o kontakt, ustanowimy dostęp od ręki po weryfikacji poprawnych danych do logowania.

16. Czego dowie się osoba szukająca Państwa w siedzibie firmy?

Udzielamy informacji, że można pozostawić korespondencję lub kontakt do siebie (co przekażemy Państwu mailowo), natomiast nikogo z firmy nie zastali. Jeśli Państwa klienci będą dopytywać, wytłumaczymy na czym polega obsługa w naszym biurze i że nie ma się czym martwić, natomiast należy się kontaktować telefonicznie, mailowo lub listownie.

17. Jaka jest ochrona danych osobowych?

W naszej firmie wdrożone są procedury zgodnie z którymi dane osobowe naszych klientów chronione są zgodnie z najwyższymi standardami. Nie udostępniamy ich komercyjnie i wykorzystujemy jedynie dla potrzeb realizacji umowy. Na wezwanie uprawnionego urzędnika lub funkcjonariusza odpowiednich służb i urzędów udostępniamy dane w zakresie wezwania.

18. W jaki sposób złożyć wypowiedzenie?

W związku z tym, że umowa zawarta jest na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia oraz jeśli chcą Państwo uniknąć generowania kolejnych opłat, należy złożyć nam wypowiedzenie zgodnie z paragrafem 3 pkt 3. na miesiąc przed opłaconym i kończącym się abonamentem. Można przesłać skan na adres e-mail, docelowo prosimy o dostarczenie/ dosłanie oryginału do naszego biura.

19. Co w razie kontroli Urzędu Skarbowego i rejestracji do VAT?

Urząd Skarbowy przeprowadza krótkie i rutynowe wizyty w celu zweryfikowania czy podatnik znajduje się/korzysta z lokalu, który wskazuje jako siedzibę. Wszyscy nasi Klienci przechodzą pomyślnie weryfikację ze względu na adres. Zazwyczaj urzędnik prosi o kopię umowy najmu, dane kontaktowe oraz zadaje kilka rutynowych pytań dotyczących sposobu funkcjonowania w naszym biurze. Zalecamy również złożyć kopię umowy najmu wraz z wnioskiem VATR.

20. Z którym Urzędem Skarbowym będę się teraz rozliczać?

W przypadku osób prawnych, podatki CIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na siedzibę, pełną listę właściwych urzędów znajdą Państwo na naszej stronie. W przypadku osób fizycznych podatki PIT i VAT rozlicza się w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Spółki cywilne rozliczają się z urzędami właściwymi ze względu na siedzibę.

21. Czy mogę spotkać się ze swoim Klientem w siedzibie firmy?

Oczywiście, do Państwa dyspozycji jest salka konferencyjna; 10 godzin w ciągu roku kalendarzowego za darmo. Dodatkowo jako jedyni oferujemy możliwość korzystania ze wszystkich sal w całej Polsce (mamy biura w Poznaniu, Warszawie, Katowicach, Krakowie i we Wrocławiu). Po wykorzystaniu limitu godzin każda kolejna godzina płatna jest 50 zł netto. Można także kupić Pakiet, wtedy cena za jedną godzinę jest niższa (pakiet 10 godzin: 350.00 zł, średnia cena za godzinę 35zł netto lub pakiet 50 godzin: 1250.00 zł, średnia cena za godzinę 25zł netto).

22. Jak zarezerwować salę konferencyjną?

Salę można zarezerwować telefonicznie, mailowo jak również osobiście. Zazwyczaj wystarczy dzień, dwa wcześniej, natomiast jeśli termin jest dla Państwa ważny proponujemy zarezerwować jak najwcześniej. Korzystanie z sali rozliczamy do pełnej godziny, w tym czasie możemy serwować kawę, herbatę, wodę, wg potrzeb.

23. Jak działa faks?

Numer faks jest zapisany w umowie i jest to jeden numer dla całego naszego biura i wszystkich Klientów. Jest obsługiwany przez platformę internetową, faksy odbierane są w pliku pdf. Możliwe jest również wysłanie faksu za naszym pośrednictwem również pliku w formie pdf. Faksy otrzymane po godzinie 16:00 przekazywane są Państwu następnego dnia roboczego.

24. Jak działa numer stacjonarny?

Numer stacjonarny jest dedykowany dla Państwa firmy. W rzeczywistości jest to przekierowanie z numeru stacjonarnego (na który ktoś wykonuje połączenie) na Państwa numer komórkowy (polski numer). Opłata aktywacyjna wynosi 100zł netto plus koszt wykonanych połączeń (różnica pomiędzy telefonem stacjonarnym a komórką) 0,24 zł netto za minutę.

Szybki kontakt




  • Prestiżowe adresy
  • Skanowanie bez limitów
  • Sale w 5 miastach w cenie
  • Nowoczesny panel klienta
  • Bezpłatny faks